En las últimas semanas, debido al Covid- 19, muchas personas estamos trabajando o estudiando desde casa. Ante esta situación, hemos puesto en práctica nuestra capacidad de adaptación y estamos descubriendo nuevas maneras de realizar nuestras tareas cotidianas.
Entre esas tareas, seguramente está la de organizar o participar en una reunión virtual.
Debido a ello, aquí te dejamos seis consejos que te podrán servir de ayuda para desarrollar reuniones virtuales eficientes.
- Invitación:
- Antes de nada, será importante pensar en las personas que realmente deben estar en la reunión, las cuales serán las únicas que deberán recibir la invitación.
- Junto con la invitación, habrá que mandar el orden del día y la documentación complementaria. Gracias a ello, las personas participantes tendrán claro cuál es el objetivo de la reunión, los temas a tratar y las decisiones a tomar. Además, habrá que enviar la documentación complementaria que amplía algún punto del orden del día. Cuanto más claro todo, mejor.
- Además, no se nos puede olvidar citar el programa que utilizaremos para llevar a cabo la reunión.
- Adecuación del espacio:
- Para evitar distracciones, tendremos que cuidar que el plano del fondo sea lo más neutro posible.
- Escoger un espacio de casa con condiciones de sonido y iluminación adecuadas.
- Finalmente, será importante evitar complementos que puedan hacer ruidos o sean demasiado llamativos a la hora de seleccionar nuestra vestimenta.
- Pruebas iniciales, 15 minutos antes del inicio:
- Hacer una prueba de cámara y audio.
- Localizar las opciones para activar y desactivar cámaras y micrófonos.
- Localizar la opción de compartir pantalla.
- Ver cómo se puede hacer uso del chat.
- Bienvenida y normas a respetar:
- Será importante que la persona moderadora realice una bienvenida. Repaso del orden del día y de la duración de la reunión, normas y recursos de participación durante la reunión.
- Seguidamente, ronda para conocer si alguna persona participante necesita algo (dudas, preguntas, necesidades especiales…).
- Cosas a tener en cuenta por parte de la persona moderadora:
- Debería repasar punto por punto el orden del día y dar la palabra a la persona responsable de cada punto.
- Controlar y adecuar tiempos.
- Garantizar que la participación de todas las personas es equitativa.
- Recoger notas y grabar: al ser una reunión virtual será muy importante mirar a la pantalla y a las personas participantes. Por tanto, una opción es grabar la reunión y coger pequeñas notas. Tras la reunión deberá generar el acta, tomando como referencia la grabación realizada.
- Garantizar la atención:
- En reuniones virtuales será importante poner atención a la comunicación no verbal. Por tanto, es recomendable tener las cámaras encendidas.
- Además, será recomendable realizar preguntas de vez en cuando a las personas participantes para garantizar que están prestando atención.
- Finalmente, si durante la reunión se quiere conocer la opinión de más de cinco personas, será interesante enviar un link con una encuesta previamente realizada, para conocer in situ los resultados de una manera muy visual.
- Cierre y documentación final:
- Una vez repasados todos los puntos del orden del día, la persona moderadora debería cerrar la reunión, resolver dudas y preguntar a las personas participantes cómo se van (si son muchas personas se puede hacer uso de gestos simples para conocer la valoración final).
- Para finalizar, será recomendable generar lo antes posible el acta y enviárselo a las personas participantes.
Antes de acabar, recuerda que es interesante la capacidad de aprendizaje en situaciones difíciles, ¡NO PIERDAS LA OPORTUNIDAD!