Egunerokoan ikusten dut nola TaPuntura euren komunikazioa hobetzera gerturatzen diren enpresa, erakunde edota elkarteek lehen momentuan haien pentsamendua kanpora begirako xede-taldeetan duten (bezeroak, harpidedunak, bazkide izatea nahiko luketen profilak…).
Hau ez da harritzekoa. Esposizio publiko handiko garaiak bizi ditugu, sare sozialek indar handia dute eta sinestarazi digute kontatzen ez dena ez dela gertatu.
Baina, zer gertatzen da barneko xede-taldeekin?
Barneko xede-taldeen identifikazioa
Barneko publiko edo xede-taldeak erakunde jakin bateko egituraren baitako horiek dira: bazkideak, langileak, harpidedunak… Ikuspegi komunitario batetik begiratuta, erakundeak harreman egonkorrak dituen bestelako pertsona edo eragiletara zabaldu genezake definizioa.
Azken batean, kanpoko xede-taldeekin alderatuz, harreman zuzena mantendu dezakegun pertsona horietaz ari gara. Zerrendatzera hel gaitezkeenak.
Lehen etxeko lana, beraz, zerrenda osatzea, ahal bada motaren arabera sailkatuta.
Ikuspegi estrategikorik ez badu, ez da komunikazioa
Pertsona zerrenda zehatz bat(zuk) osatuta izateak, baina, ez du esan nahi komunikaziorako publiko erraza denik.
Estrategia bat behar dugu erabiliko ditugun teknika eta tresnak zehaztu, eta horiek plangintza bat jarraituz erabiltzeko.
Teknikak ≠ tresnak
Irudika ezazu zure etxeko tresnen kutxa, barruan etxea txukun mantentzeko tresna pila bat dituena (eta, akaso, herdoildutako iltzeren bat edo beste ere bai).
Nork ez dauka sekula erabili ez duen zortzi aldeko punta duen giltza bat? Nork ez du erabili bihurkin bat hozkailu azpian galdutako zerbait berreskuratzeko? Nork ez du erabili giltza ingeles bat iltze bat paretean sartzeko?
Nahiz eta jakin ez dela tresna aproposena, batzuetan eskura dugun hori erabiltzen dugu, besterik gabe, ez garelako gai tresna optimoa erabiltzeko. Tresnak eskura izateak, beraz, ez du esan nahi beren funtzioa ondo beteko dutenik. Kontrara, teknikak tresna horien erabilera zuzenarekin pareka ditzakegu.
Barne komunikaziora itzulita, adibide bat: posta elektronikoko helbide bat izateak ez du esan nahi gure lantalde osoari bidaltzen dizkiogun zirkularrak aproposak direnik, ezta bere funtzioa betetzen dutenik ere. Horretan datza teknikaren boterea. Profesional on batek bere tresnak txukun mantenduko ditu kutxan eta zehatz-mehatz jakingo du bakoitza zertarako erabili.
TEKNIKAK
Asko dira erabil ditzakegun teknikak, betiere ditugun helburuei eta estrategiari erantzuten badiote. Jarraian, sorta bat:
Harrera prozedura: Lantaldera batuko den pertsona bakoitzarekin jarraitu beharreko prozedura da. Hainbat atal jaso ditzake:
- Hautagaitza prozesuko harrera: Nolakoak izango dira elkarrizketak? Nola aurkeztuko dugu gure erakundea? Zein mezu komunikatuko dira? Tonua, estiloa eta balioak zehaztu beharko ditugu.
- Lehen eguna: Konfiantza giroa bermatu beharko dugu, zehaztuz nork egingo dion harrera, zein izango den hasieran jasoko duen informazioa, zein zeregin bete beharko dituen, lantalde osoa nola ezagutuko duen, bere lanpostuaren azalpena…
- Ongietorri txostena: Pertsona berria taldean arintasun eta goxotasunez txertatzeko beharrezko informazioa jasoko du. Asko alda daiteke erakundetik erakundera baina, adibidez, honakoak jaso ditzake: Jardueraren xehetasunak, organigrama, erabakiguneak, filosofia, komunikaziorako erabiltzen diren tresnak, informazio praktikoa…
Barne buletina: Maiztasun jakin batekin barne xede-taldeei helaraziko diegun argitalpen bat da, normalean elektronikoki zabaltzen dena posta elektroniko bidez. Berriak jaso ditzake, edota denbora tarte horretan hartutako erabaki nagusiak. Erakundearen egunerokoan presente ez dauden gaiak modu antolatu batean partekatzeko teknika eraginkorra da.
Iragarki taula: Tamaina handiko enpresen kasuan, ohikoa da iragarki taula fisiko bat jartzea ikusgarritasun handia duen toki batean. Bertan, derrigorrez zabaldu beharreko informazioa edota interesekoak diren gaiak erakutsi daitezke. Gaur egun, iragarki taula hori erakundearen intranetean (barne publikoek soilik ikus dezaketen webgune pribatu batean) ere sor liteke.
Telefono bidezko komunikazioa: Zein kasutan eta nola erabiliko dugun zehaztu daiteke. Horretarako, kontuan hartu beharko dugu egiten dugun lanaren izaera (ez da gauza bera tornuan piezak sortzen egotea edo ordenagailu aurrean txostenak idaztea).
Zirkularra: Lantalde osoari zuzendutako norabide bakarreko mezuak dira, maiztasun txikiarekin bidaltzen direnak eta, bere edukiagatik, guztiek irakurtzea bermatu beharrekoak.
Barne bilerak: Guztiok dakigu zer diren barne bilerak. Baina modu estrategikoan erabili nahi baditugu, komenigarria da barne bileren tipologia zehaztea eta kasu bakoitzean zehaztea nortzuk parte hartu beharko duten, deialdia egingo den edo ez, akta jasoko den edo ez (eta ondoren non utziko den eskuragarri), nork dinamizatuko dituen, erabakiak nola hartuko diren…
Iradokizunak egiteko kanala: Tamaina handia duten erakundeetan, interesgarria da bertako kideek beraien ideia edo iradokizunak dagokionari helarazteko modu zehatz bat zehaztea (horretarako tresna buzoi fisiko bat izan daiteke, posta elektronikoko helbide jakin bat…).
TRESNAK
Ez da kasualitatea tresnak sarrera honen amaieran agertzea. Aurretik esan bezala, hartzaile jakin bati, estrategia eta plangintza zehatz batekin, teknika bat garatzeko bidea izango da tresna. Hori guztia oinarri hartuta, eta dauzkagun baliabideak kontuan hartuta, hobekien egokituko den tresna bilatzea da gakoa.
Esaterako, gure kooperatibaren lantalde osoari azken hilabeteko erabaki nagusiak laburbilduko dituen buletin elektroniko bat bidaltzea erabaki badugu, buletin elektronikoak bidaltzeko tresna bat aukeratu beharko dugu: HTML mezuak osatzeko tresna sinple bat, WordPress-en oinarritutako gure webgunean txertatu dezakegun Mailpoet plugina, Mailchimp tresna…
Argazkia: Elena Koycheva