Nahiko hutsala dirudi gaurko sarrera honek, baina egia esango dizut: kokoteraino nago zentzurik ez duten edota erantzuten ez dakizkidan posta elektronikoko mezuak jasotzeaz.
Aurretik doa egiteko moduetan nahiko alemana naizela. Jarraian esango ditudanak malgutasun ezberdinarekin hartu daitezke hartzailearen arabera, noski.
Oinarrizko egitura
Ikasle garaian ikasi genuen ipuin baten oinarrizko egitura, ezta? Bada posta elektronikoko mezuetan egitura antzekoa da: goiburua, mezuaren gorputza eta mezuaren oina. Baina hauetako bakoitzak badu bere mamia.
Goiburua
Mezuaren hartzaileak ikusiko dituen lehen elementuak hemen kokatzen dira; berebiziko garrantzia dauka, honek baldintzatuko baitu mezua irekitzen duen edo ez.
Elementu nagusiak eta bakoitzean kontutan hartzekoak:
- Gaia:
- Mezuaren edukiaz hitz egin behar dugu modu laburrean.
- Ahal bada, 50 karaktere baino gutxiagoko esaldi bakarrean.
- Saiatu hitz gakoak txertatzen. Esate baterako, faktura, zalantza, aurrekontua, arazoa, presazkoa, dokumentazioa…
- Igorlearen izena eta posta elektronikoko helbidea:
- Helbideak igorlearen inguruko informazioa eman beharko luke. no-reply@enpresarenizena.eus edo enpresarenizena@enpresarenizena.eus moduko helbideak ekidin.
- Eta beti, beti, posta elektroniko horri erantzuteko modua eman.
- Hartzailearen edo hartzaileen helbideak:
- Hartzaile bat baino gehiagori bidaliko badiozu mezua, adi ibili! Ezkutuko kopia (BCC) erabili beharko zenuke batak bestearen helbidea ez ikustea nahi duzun kasuetan.
Mezuaren gorputza
Mezuaren gorputzean dago mamia. Hainbat gako mezuaren gorputza modu egokian egituratzeko:
- Saiatu itxura erakargarria izatea eta helburua argi geratzea. Antolatu edukiak garrantziaren arabera tamainak aldatuz, edota hizki lodiak erabiliz. Posta elektronikoko mezu bat idazten ari zara. Ez pasa kolore eta tipografiak nahasterako garaian.
- Zer egin behar du hartzaileak posta elektronikoko mezu honekin? Argi geratu dadila erantzun beharko lukeen, nolabaiteko dokumentazio bat espero duzun bueltan, epe jakin bat duen erantzuteko… Hau argi gera dadin, aditzak erabiltzea da efektiboena: erantzun, bidali, abisatu, bete inkesta, jaitsi, …
- Erraztu egin beharreko ekintza, ahal denean. Webgune bati erreferentzia egiten badiozu, gehitu esteka, esate baterako.
Mezuaren oina
Hartzaileak mezua ireki eta irakurtzea lortu baduzu, oinarekin hau ondo ixtea lortuko dugu. Hasiera batean, posta elektronikoko zure mezu guztietan errepikatuko den zati bat da.
Zer gehitu dezakegu atal honetan?
- Kontakturako informazioa jasotzen duen sinadura. Hartzailea zurekin kontaktuan jartzeko bide guztien berri eman beharko zenuke.
- Zerrenda batetara bidaltzen duzun mezu bat baldin bada, harpidetza eteteko modua.
- Ohar legalak. Mezuak helburu komertziala badu, datuen babesaren eta konfidentzialtasunaren inguruko informazioa gehitzea gomendagarria da, nahiz eta legeak ez gaituen honetara behartzen.
… eta gehigarri bat
Mantendu hariak, mesedez! Elkarrizketa antolatuak ahalbidetzeko sortu ziren. Nahikoa da hartzaileetako batek gaizki erabiltzea bere zentzua galdu eta informazioarekin nahasmenak gertatzeko.
Argazkia: Diana Akhmetianova