Coworking espazioak, bulego inprobisatuak, gauez logela diren lanerako espazioak… aukerak mila eta errealitateak guztiak. 2016. urtean gauden honetan, gero eta ohikoagoa da egoera hauetan lan egiten duten pertsona edo erakunde sortu berriak topatzea. Jarduera berritzaileak, interesgarriak, ilusio handiz hasten diren horietakoak baina aldi berean kudeatzeko orduan zailak direnak.
Ideia eta proiektu berri horien atzean pertsona ausartak egon ohi dira normalean, beren esparruan lan bikainak egiteko kapazak eta edozerren aurrean aurrera egiteko abilezia dutenak.
Hala ere, egoera horren aurrean dagoen orok argi baino argiago izango du, proiektuak aurrera egiteko, ezagutzez gain beste zeharkako abilezia batzuk lantzea ezinbestekoa dela. Hala nola, bezero eta hornitzaileekin komunikatu eta tratua egiteko gaitasuna, publikoak nahi duena entzun, ulertu eta erantzuteko trebetasuna, ohiko ordutegi bat finkatu eta errespetatzeko beharra, inguruko eta norbanakoaren konfidantza lortu eta mantentzea, suertatzen diren proiektu guztiak kudeatu eta aurrera ateratzeko modua…
Aspektu guzti hauek lantzea ezinbestekoa den arren, sarrera honetan aipaturiko azken abileziari begiratuko diogu, hain zuzen ere proiektuen kudeaketa egokiari.
Lehenik eta behin, lan orduei ahalik eta zuku gehien ateratzeko, adituek ondorengo gomendioak kontutan izatea aipatzen dute:
- Goizean goiz agenda aztertu eta eguna antolatzea. Zein helburu lortu nahi ditugun argi izan eta horren arabera, egunean zehar burutu behar ditugun funtzioak zerrendatu eta lehentasunak finkatzea. Denbora nahikoa izango ez dugunaren sentsazioa izanez gero, posible den kasuetan, lankide edo kolaboratzaile bati laguntza eskatzea ezinbestekoa izango da gainera.
- Behin eguna bukatu ondoren, honen balorazio txiki bat egitea, lorpenak lortu ditugun ala ez aztertzeko eta hurrengo eguna antolatu ahal izateko.
- Eginkizun ugariren aurrean gaudenean, lehentasunak finkatu eta bakarka burutzen joatea, ondorengoetan pentsatu gabe.
- Hitzordu edo lan zehatzen bat suertatzen den bakoitzean, agenda hartu eta hau burutzeko zenbat denbora beharko dugun aurreikusi eta agendan denbora hori erreserbatzea.
- Gai pertsonalak eta profesionalak ez nahastu. Lanean gaudenean, urgentzizko kasuetan salbu, arlo pertsonala bigarren maila batean uztea.
- Dei edo bilera bat egin aurretik, hau aztertzea. Bilatzen den helburua, hitz egin beharreko gaiak eta lortu beharreko informazioa argi izanik.
- Teknologia lan egiteko tresna gisa. Ezinbestekoa da lanerako behar ditugun programa eta aplikazioak soilik irekitzea, denbora pasa hutsak ekiditeko asmoz.
- Bukatzeko, lan esparruak txukundu, lasaitasuna eta giro atsegina bermatuz (musika lasaia, usain ona, ordena…)
Bigarrenik, batez ere lantaldean lan eginez gero, jarduerak izan ditzakeen aspektu guztiak kontutan hartu eta gure lanean eraginkorrak izateko helburuz, tresna digital ezberdinen erabilpena gomendagarria izan daiteke:
- Agenda partekatu bat izatea, lainoan adibidez. Momentu oro eta lantaldea osatzen duen edonork ekitaldiak sortu eta gainontzekoekin ordutegiak koordinatzeko egokia.
- “Kanban” sistema ezagunean oinarrituriko tresna digitalen erabilpena. Normalean zerrenda ezberdinak sortu eta kudeatzeko aukera eskaintzen dute. Hauei esker, asteko eginkizunak jaso, proiektu baten fase ezberdinak antolatu, lantaldearekin komunikatu eta datuak partekatzeko bikainak izan daitezke.
- Gure memoriak dena jasaten duenaren ustea alde batera uztea. Garrantzitsua den edozein datu edo eginkizun idatziz jasotzea ezinbestekoa izango da.
- Datu base partekatu ezberdinen sorrera: bezeroen datuak, fakturazio datuak, proiektu ezberdinen faseak eta egoerak, gastu eta sarreren kontrola…
Beraz, gustoko dugun zerbaitetan lan egin bai, baina aldi berean eraginkorrak izatera iritsi nahi badugu, jardueran zentratzeaz gain, gaitasun eta trebezia guzti hauek lantzeaz arduratzea izango da lehen pausua.
Zorte on ausart!